Pantallas reales, datos de ejemplo. Las capturas utilizan la interfaz del sistema con información ficticia. Las opciones que veas dependen de tu rol, plan e integraciones habilitadas. Puedes ampliar cada imagen y guardar esta guía como PDF al imprimir.
Índice y búsqueda
CAPÍTULO 01Todos los usuarios; configuración del negocio: propietario o administrador
Ajustes y tu perfil
Personaliza tu nombre y prepara el espacio de trabajo de tu negocio.
Ajustes → Perfil. Nombre y apellido se pueden editar; el correo y el rol aparecen bloqueados.
Entrar y reconocer tu espacio
1
Ingresa a ConversLeads con tu correo y contraseña, o con Google si utilizas ese acceso.
2
Revisa el nombre del workspace en el menú. Un workspace es el espacio de un negocio: reúne su equipo, sus números, contactos y embudos.
3
Si perteneces a varios negocios, selecciona el workspace correspondiente antes de configurar o registrar información.
4
Abre Ajustes desde el menú lateral. Las pestañas disponibles dependen de tu rol.
Cambiar tu nombre de usuario
1
En Ajustes, abre Perfil.
2
Edita los campos Nombre y Apellido. Escribe el nombre con el que quieres que te identifique tu equipo.
3
Si deseas cambiar tu foto, utiliza el control de imagen del perfil y selecciona un archivo.
4
Pulsa Guardar cambios y espera el mensaje «Perfil actualizado».
5
Comprueba el nombre mostrado en tu perfil y en el menú de usuario.
Configurar el negocio
1
Como propietario o administrador, abre Ajustes → Workspace.
2
Revisa el nombre del workspace, el WhatsApp de contacto y el logotipo.
3
Selecciona la zona horaria de trabajo; para Perú, America/Lima. Revisa las horas al programar mensajes, publicaciones y eventos.
4
Guarda los cambios. Comprueba que sigues en el workspace correcto.
ConversLeads · datos de demostración
Ajustes → Workspace reúne los datos del negocio y la zona horaria.
Suscripción, almacenamiento y avisos
Suscripción y Facturación permiten revisar el plan, la vigencia y las opciones comerciales disponibles. La cantidad de usuarios y conexiones depende del plan y de los adicionales habilitados.
Almacenamiento muestra el uso de archivos y las opciones disponibles para administrarlos. Revisa qué archivo estás seleccionando antes de eliminarlo.
En Perfil puedes configurar las notificaciones de eventos y las conexiones personales disponibles. Para avisos por Gmail o por navegador, completa la conexión o el permiso que solicite la pantalla.
WhatsApp → Vincular WhatsApp. El estado de cada línea permite comprobar su conexión.
Preparar y vincular una línea
1
Abre WhatsApp y selecciona Vincular WhatsApp.
2
Elige la línea que vas a utilizar. Si necesitas otra y tienes capacidad disponible, escribe su nombre en Agregar una línea y pulsa Agregar número.
3
Elige la opción de conexión de la línea para que aparezca el QR. Si la pantalla ofrece importar historial, revisa el alcance antes de continuar.
4
En el teléfono que usa ese número, abre WhatsApp → Dispositivos vinculados → Vincular un dispositivo y escanea el QR de ConversLeads.
5
Espera a que la línea muestre Conectado y comprueba que el número corresponde al negocio.
6
En Chat, realiza una prueba con un contacto de prueba autorizado: recibe un mensaje y responde desde el sistema.
Trabajar con varios números
Pon un nombre claro a cada línea, por ejemplo Ventas, Soporte o Sede Centro. Al responder, filtrar chats o crear un flujo, revisa siempre el número asociado.
Los embudos pueden asociarse a líneas y las automatizaciones individuales conservan el número de sus ejecuciones. Si esa línea se desconecta, la ejecución espera su recuperación; no debes asumir que se enviará desde otra.
La capacidad de líneas aparece en el panel. Una conexión personal auxiliar de vendedor tiene un propósito distinto al de una línea principal compartida.
Si no se conecta o no ves mensajes
1
Comprueba el estado de la línea y que estás en el workspace correcto.
2
Si aparece un QR vencido, solicita uno nuevo desde la opción de conexión y vuelve a escanearlo.
3
Revisa en el teléfono si el dispositivo sigue vinculado y si tiene acceso a Internet.
4
Si está conectado pero no ves un chat, revisa los filtros, el número seleccionado y el alcance del historial que importaste.
5
Si el problema continúa, comunica al administrador el nombre de la línea, la hora y el mensaje de error que muestra el panel.
Cada columna representa una etapa. Las tarjetas permiten abrir el seguimiento de cada lead.
Crear tu primer embudo
1
Abre Embudos y pulsa la opción para crear un embudo.
2
Elige el tipo: Leads para trabajar persona por persona; Grupos de WhatsApp para organizar grupos completos como tarjetas.
3
Escribe un nombre reconocible, por ejemplo Inscripciones · Octubre, y selecciona el líder del embudo.
4
En un embudo de leads, revisa las líneas de WhatsApp asociadas. Si utilizarás un embudo predeterminado para entradas sin atribución, activa esa opción de forma deliberada.
5
Pulsa Crear embudo. Abre Etapas y adapta las columnas al proceso de tu equipo.
6
Prueba el recorrido con una ficha de demostración antes de empezar a distribuir contactos reales.
ConversLeads · datos de demostración
El tipo de embudo define si cada tarjeta representa un contacto o un grupo.
Para qué sirve cada herramienta
Herramienta
Qué configuras
Base
Datos principales, líder y conexiones del embudo.
Guía comercial
Material de consulta para que los vendedores atiendan con el mismo criterio.
Productos
Productos y colecciones del catálogo relacionados con este proceso.
Tracking
Enlaces y datos de seguimiento disponibles para atribuir entradas.
Etapas
Columnas, orden y configuración de cada fase.
Etiquetas
Clasificaciones como Interesado, Prioridad o Pendiente de pago.
Automatizaciones
Reglas y accesos a los flujos relacionados con el embudo.
Atender y mover una tarjeta
1
Selecciona el embudo y localiza la etapa que quieres revisar.
2
Utiliza la búsqueda y los filtros disponibles. No leídos y Sin responder ayudan a priorizar la atención.
3
Abre la tarjeta para ver los datos, la conversación y las herramientas comerciales del lead.
4
Actualiza la información y registra lo que ya se hizo. Usa etiquetas para segmentar; una etiqueta no sustituye la etapa.
5
Mueve la tarjeta a la siguiente etapa cuando se cumpla el criterio de tu equipo. Revisa si ese cambio activa alguna automatización.
6
Si el contacto participa en varios embudos, comprueba qué participación estás modificando.
Formularios y seguimiento por etapa
Las etapas pueden tener campos de trabajo para el vendedor: texto, números, fechas, opciones, archivos o confirmaciones. Úsalos para recoger información necesaria para avanzar.
También puedes configurar saludos, preguntas y seguimientos de retargeting. Revisa si se activan al entrar, al recibir una respuesta, por falta de respuesta o en una fecha.
El alcance del saludo puede ser primer contacto o una vez por etapa. Comprueba la configuración para evitar que un cambio de columna repita una bienvenida que no corresponde.
Ajustes → Equipo. Invita a cada vendedor con su propio correo y revisa su rol.
Agregar un vendedor
1
Abre Ajustes → Equipo y utiliza la opción para añadir o invitar a un miembro.
2
Escribe su nombre, correo y rol. Elige Vendedor si su función es atender y gestionar sus contactos.
3
Guarda la invitación y revisa el estado que muestra el sistema.
4
Si se utiliza correo de invitación, comprueba su estado de envío. Una invitación pendiente todavía no equivale a un acceso aceptado.
5
Pide al vendedor que ingrese con el correo invitado y compruebe que puede seleccionar el workspace del negocio.
Distribuir contactos en un embudo
1
Abre el embudo, pulsa Vendedores y selecciona la pestaña Asignación.
2
Selecciona los vendedores que participarán en ese embudo.
3
Elige Manual, Aleatoria o Estadística según tu operación.
4
En Estadística, define los porcentajes de reparto y verifica que el panel los acepte.
5
Guarda la configuración. Revisa por separado la opción para aplicar el reparto a leads que ya estaban sin asignar.
6
Comprueba el responsable de una tarjeta nueva y revisa los indicadores del panel.
Modo
Cómo funciona
Manual
El equipo asigna cada contacto de forma explícita.
Aleatoria
Se elige al azar entre los vendedores habilitados.
Estadística
Busca acercar el reparto de nuevos leads a los porcentajes definidos.
ConversLeads · datos de demostración
En Vendedores → Asignación eliges el modo y los usuarios que participan.
Reasignación y atribución de ventas
Antes de transferir un contacto, revisa su responsable, sus participaciones y el historial para que el nuevo vendedor tenga contexto.
El responsable que atiende el lead y el vendedor atribuido a una venta son datos distintos. En Ventas, los usuarios autorizados pueden corregir el vendedor de la operación indicando un motivo.
Una corrección de vendedor en la venta queda auditada y no reasigna por sí misma el lead ni modifica abonos anteriores.
Chat reúne la lista de conversaciones, el historial y las herramientas de atención.
Encontrar una conversación
1
Abre Chat y confirma el workspace.
2
Selecciona la línea o el alcance que necesitas. Revisa si estás viendo contactos, grupos o mensajes del canal API.
3
Busca por nombre o teléfono. Si un contacto no aparece, quita temporalmente los filtros y revisa el número seleccionado.
4
Usa los filtros de no leídos y pendientes para ordenar la atención.
5
Abre la conversación y comprueba el nombre, el número y el contexto antes de responder.
Responder, adjuntar y programar
1
Lee el historial reciente y revisa si hay una automatización o IA atendiendo al contacto.
2
Escribe tu respuesta. Puedes usar las respuestas rápidas disponibles para textos frecuentes.
3
Para enviar material, utiliza el control de adjuntos o la biblioteca, selecciona el archivo y revisa la vista previa.
4
Pulsa Enviar y observa el estado del mensaje.
5
Si necesitas enviar más tarde, abre la programación de mensajes y confirma la fecha, la hora y la línea antes de guardar.
6
Si un mensaje o archivo falla, abre su detalle y revisa la causa antes de volver a enviarlo.
Leer los estados del mensaje
Estado
Qué puedes concluir
Pendiente / en cola
El sistema registró la solicitud y aún está procesándola.
Enviado / aceptado
Se registró el envío o la aceptación del proveedor; revisa la confirmación disponible.
Entregado
Existe confirmación de entrega del canal.
Leído
El canal comunicó lectura cuando esa confirmación está disponible.
Fallido
La operación no terminó correctamente; revisa el motivo.
Pasar de la conversación al seguimiento
Desde la ficha puedes revisar datos, etiquetas, participaciones en embudos, eventos y herramientas de venta. Usa el embudo para organizar el proceso y Chat para mantener la conversación.
Cuando esté disponible la activación manual de automatizaciones, revisa el flujo y su número antes de iniciarlo. Un flujo ya ejecutado puede impedir otro envío al mismo contacto.
Si interviene un vendedor mientras una automatización está activa, revisa sus controles de pausa para coordinar la atención y consulta las ejecuciones antes de relanzarla.
Un flujo conecta el mensaje inicial con acciones y rutas de seguimiento.
Crear y configurar el flujo
1
Abre Automatizaciones y pulsa Nuevo flujo; si todavía no tienes ninguno, también puedes usar Crear flujo.
2
Asigna un nombre claro y selecciona el número conectado que atenderá.
3
Define dónde funciona: General, un Embudo o una Fase. Si eliges una fase, selecciona también el embudo.
4
Crea el lienzo y configura el iniciador: canal, número, criterio de activación y frecuencia que ofrece el editor.
5
Agrega los widgets y une sus salidas. En decisiones y esperas, conecta también las rutas alternativas.
6
Abre la prueba del flujo, escribe un mensaje de ejemplo y recorre tanto la respuesta como la ausencia de respuesta.
7
Revisa el borrador y pulsa Publicar para aplicar la versión. Confirma que su estado permite la ejecución.
Funciones de los widgets
Widget
Para qué sirve
Iniciador
Define qué mensaje y canal pueden empezar el flujo.
Enviar mensaje
Envía texto y los adjuntos configurados.
Acciones / enlaces
Presenta las acciones que admita el canal individual y el editor.
Encuesta
Ofrece opciones y permite crear recorridos según la respuesta.
IA
Atiende con las instrucciones, productos y límites configurados, si está habilitada.
Esperar
Introduce una demora antes de continuar.
Esperar respuesta
Separa el recorrido de quien responde y de quien agota el tiempo.
Condición
Evalúa criterios o palabras y deriva por las salidas configuradas.
Asignar grupo
Relaciona el contacto con un grupo de una campaña preparada.
Esperar ingreso al grupo
Espera evidencia del ingreso y separa ingresó / no ingresó.
Agregar etiqueta / mover etapa
Actualiza la clasificación o el avance comercial.
Evento Meta
Solicita un evento de medición con la integración configurada.
Finalizar
Cierra ese recorrido del flujo.
Ejemplo: de una consulta a una invitación
Un recorrido puede empezar cuando una persona escribe «información», enviar una bienvenida, preguntar si desea participar y esperar la respuesta. La condición lleva a la invitación o al cierre.
Si usas Asignar grupo, selecciona una campaña con sus grupos preparados. Incluye el enlace generado en el mensaje y utiliza Esperar ingreso al grupo para decidir si corresponde un recordatorio.
Configura nombre, tiempos y respuestas alternativas. No todos los contactos responderán con la misma palabra ni dentro del mismo plazo.
Publicar, revisar y corregir
1
Prueba cada salida del lienzo y revisa que ningún recorrido importante quede sin conexión.
2
Publica el borrador cuando esté listo. Para suspender nuevas acciones, utiliza los controles disponibles del flujo o de la ejecución.
3
Consulta las ejecuciones para ver dónde está esperando, qué acción se completó y cuál falló.
4
Si cambias de número, revisa Configurar flujo o Duplicar para otro número. La copia tiene su propia configuración y publicación.
5
Ante un fallo, revisa el número original y los mensajes ya creados antes de reactivar o iniciar otra ejecución.
El calendario organiza las publicaciones por día y permite elegir la línea y los grupos.
Preparar grupos y familias
1
Conecta por QR el número que administra los grupos.
2
Abre Automatizaciones de grupos y selecciona ese número.
3
Revisa los grupos disponibles y el rol de la línea. Para publicar desde este calendario se utilizan grupos donde la línea tiene permisos de administrador.
4
Si necesitas reutilizar un conjunto, crea una Familia, ponle nombre y selecciona sus grupos.
5
Puedes mantener grupos independientes y familias. Un grupo puede pertenecer a más de una familia.
Programar una publicación
1
Pulsa Nueva publicación o abre el día del calendario que quieres utilizar.
2
Elige las familias y los grupos destinatarios. Revisa la lista final: un grupo seleccionado por varias vías recibe una sola publicación de esa programación.
3
Escribe un título interno y el contenido. Según el formato disponible, agrega texto, archivos o una encuesta.
4
Si utilizas menciones, revisa la opción correspondiente; mencionar personas o a todos es una decisión explícita.
5
Confirma fecha, hora y zona horaria. Guarda la programación.
6
Busca la publicación en el calendario y abre su detalle para verificar destinatarios y contenido.
ConversLeads · datos de demostración
Revisa grupos, contenido y hora antes de guardar la publicación.
Encuestas, moderación y entrega
Las encuestas permiten definir una pregunta y opciones, y consultar Resultados cuando exista actividad registrada. Revisa el formato antes de programar.
En Eliminar mensajes puedes configurar fotos, videos, audios, documentos, stickers, enlaces y palabras clave. La regla se aplica a mensajes nuevos de miembros; conserva los de administradores y no borra el historial. La línea moderadora debe ser administradora del grupo.
Abre el detalle de entrega para revisar qué ocurrió en cada grupo. Una programación puede tener resultados distintos entre destinatarios.
Si una publicación falla, revisa su aviso. Cuando esté disponible, Corregir y reprogramar permite preparar otro intento; comprueba primero cuáles grupos ya recibieron el contenido.
Tres formas de trabajar con grupos
Función
Uso
Calendario de grupos
Publicar contenido en uno o varios grupos en una fecha.
Flujo con canal grupal
Reaccionar a mensajes de un grupo con los widgets compatibles.
Invitación individual a un grupo
Hablar en privado, asignar un grupo de campaña y seguir el ingreso.
En la ficha del lead, Formalizar permite crear documentos comerciales.
Preparar tu catálogo
1
Abre Catálogo y crea o revisa el producto o servicio.
2
Completa nombre, descripción, imágenes y precios. Revisa por separado el precio en soles y en dólares si trabajas con ambas monedas.
3
Si el producto tiene variantes, comprueba su disponibilidad y el precio de la variante que ofrecerás.
4
Mantén activo lo que vas a vender y relaciona los productos o colecciones con el embudo cuando corresponda.
5
Para un servicio recurrente, revisa la modalidad mensual o anual del producto antes de preparar una programación de ventas.
Crear una cotización paso a paso
1
Abre la conversación o ficha del lead y despliega Formalizar.
2
En Documentos comerciales, pulsa Crear y selecciona Cotización. También puedes elegir Proforma o Contrato según el propósito.
3
Elige una plantilla guardada o Plantilla rápida.
4
Revisa el título, los datos del negocio, el destinatario y el logotipo.
5
Agrega los conceptos con su descripción, cantidad y precio. Comprueba subtotal, descuentos, impuestos y total según los campos del documento.
6
Completa las condiciones de pago, notas, vigencia o indicaciones que necesite tu propuesta. Revisa anexos y firmas si los utilizas.
7
Mira la vista previa y guarda. Abre el PDF para comprobar cómo lo recibirá el cliente.
8
Usa Compartir PDF cuando quieras enviarlo al contacto y confirma el destino y el estado del envío.
Completar el documento
En el paso de datos puedes revisar destinatario, conceptos, cantidades, precios y moneda. Completa las cuentas de pago y condiciones comerciales antes de avanzar a la vista previa.
Si utilizas firmas o anexos PDF, revisa el orden y los límites indicados en el asistente. Comprueba el documento completo antes de compartirlo.
ConversLeads · datos de demostración
El asistente reúne los datos comerciales antes de generar el PDF.
Reutilizar y dar seguimiento
Las plantillas guardan una estructura reutilizable: encabezado, destinatario, conceptos, pagos y pie. Antes de reutilizar una, actualiza los datos específicos del cliente.
Los documentos creados quedan vinculados a la ficha. Puedes editarlos, abrir el PDF, compartirlo o copiar su resumen mediante las acciones disponibles.
Preparar o enviar una cotización no registra automáticamente una venta ni un abono. Registra la operación y el dinero recibido en el módulo de ventas.
Ventas permite revisar producto, cliente, responsable, origen, total, abonado y saldo.
Registrar una venta
1
Abre la ficha del lead y su panel de ventas, o utiliza Registrar venta en Ventas.
2
Selecciona el cliente. Para una venta directa, comprueba sus datos o completa el alta manual disponible.
3
Elige la moneda y agrega productos del catálogo con sus cantidades y precios. Si hay variantes, selecciona la correcta.
4
Revisa descuento, impuesto y costo de envío si corresponden. Confirma el total acordado con el cliente.
5
Selecciona el embudo y, cuando se solicite, la campaña y el grupo de origen. Si es una venta directa, utiliza Sin embudo cuando esa opción esté disponible.
6
Confirma la fecha de la venta y registra la operación.
7
Comprueba la fila creada y sus importes. Una venta puede quedar sin abonos hasta que registres un pago.
ConversLeads · datos de demostración
Revisa cliente, moneda, productos y origen antes de registrar.
Registrar un abono parcial o completo
1
Localiza la venta y abre sus abonos o pagos.
2
Elige Registrar nuevo abono y selecciona pago parcial o completo.
3
En parcial, escribe lo que recibiste. En completo, revisa el importe que cancela el saldo.
4
Confirma moneda, fecha de pago, medio y referencia de la operación.
5
Si el pago está en una moneda distinta a la venta, confirma el tipo de cambio y el importe que se acreditará.
6
Guarda y verifica que aumentó Abonado y disminuyó Saldo.
7
Consulta el historial de pagos para revisar fechas, referencias y usuario que registró cada operación.
ConversLeads · datos de demostración
Los abonos pertenecen a una venta concreta y permiten conciliar lo recibido.
Comprobar el formulario de pago
Registrar nuevo abono abre un formulario para elegir parcial o completo, moneda, fecha, medio y referencia. Revisa el saldo antes de guardar.
Si programas un próximo abono, el recordatorio representa un pendiente: no registra por sí solo el dinero como recibido.
ConversLeads · datos de demostración
Registra únicamente el importe efectivamente recibido y confirma su moneda.
Corregir y controlar
Usa el lápiz para corregir los datos permitidos de la venta. Cambiar el precio de una operación no modifica automáticamente el precio del producto original.
Para anular una venta o un abono, utiliza la acción correspondiente, revisa el diálogo y registra el motivo cuando se solicite. La anulación queda en el historial y recalcula los saldos.
Filtra Ventas por estado, moneda, embudo, producto, vendedor y fechas. Distingue Sin abonos, Pago parcial, Pagada y Anulada.
La boleta interna, cuando la emites, sirve para control comercial y no reemplaza un comprobante SUNAT.
Ventas recurrentes y medición
Para un único servicio mensual o anual con cantidad 1, el formulario puede ofrecer Programar. Elige periodos definidos o recurrencia indefinida, fecha inicial y frecuencia.
Revisa el cronograma. Los periodos futuros se generan conforme corresponde; generar una venta pendiente no equivale a cobrarla.
Cuando la integración de medición está preparada, el primer abono positivo puede confirmar la compra y generar una señal Purchase por el valor de la venta. Los siguientes abonos no son nuevas compras de la misma operación.
Consulta el estado del evento. Registrar una venta o anular un pago no garantiza que Meta haya recibido, atribuido o retirado una conversión.
Ajustes → WordPress. La credencial vincula un sitio con el workspace seleccionado.
Instalar y conectar
1
Consigue el ZIP del plugin ConversLeads / Nsight Connector proporcionado para el sistema.
2
En tu WordPress, entra a Plugins → Añadir nuevo plugin → Subir plugin. Selecciona el ZIP, instala y activa.
3
Abre el panel del plugin y revisa la URL de ConversLeads. Utiliza la opción para generar la credencial permanente del sitio.
4
Copia la credencial generada. No la publiques ni la incluyas en una landing.
5
En ConversLeads, selecciona el workspace correcto y entra a Ajustes → WordPress.
6
Pega la credencial permanente, que comienza con nsight_site_, y utiliza la acción de validación del panel.
7
Espera el resultado. Comprueba que el sitio correcto aparece conectado en Sitios WordPress.
8
Abre Landings → Conexiones y sincroniza o actualiza las páginas. Verifica que aparecen con su título y URL.
Comprobar formularios y medición
1
Selecciona una página sincronizada y confirma que su URL pública abre correctamente.
2
Si usarás una campaña, elige esa página y configura su formulario: existente, adaptado o creado con ConversLeads.
3
Para adaptar un formulario, identifica sus campos de nombre, correo y teléfono. Si no conoces los selectores, pide apoyo a quien administra la web.
4
Realiza una prueba con datos ficticios y revisa si el registro aparece en ConversLeads con la procedencia esperada.
5
Revisa los eventos y estadísticas de la página, separando visitas de formularios registrados.
ConversLeads · datos de demostración
Landings → Conexiones permite revisar páginas y su actividad registrada.
Si el sitio no se verifica
Comprueba que el plugin está activo, que copiaste la credencial completa y que estás trabajando con el sitio y workspace correctos.
Revisa si WordPress, el firewall o un plugin de seguridad bloquea la comunicación. Si la credencial quedó pendiente, consulta el estado de verificación antes de regenerarla.
Si una página no aparece, confirma que está publicada y vuelve a actualizar páginas. Conectar el sitio no implica que todo formulario personalizado quede identificado sin configurarlo.
WhatsApp → Cloud API. Usa los identificadores y credenciales de tu propia cuenta.
Qué necesitas
Cloud API es una conexión diferente a vincular por QR. Necesitas acceso a la configuración de WhatsApp Business en Meta, al número que utilizarás y a sus credenciales.
Ten preparados Phone Number ID, WABA ID, un Access token autorizado y un Verify token para validar el webhook. Los identificadores no son el teléfono escrito con prefijo.
La disponibilidad del canal depende de la habilitación de la función en el workspace y del estado de la cuenta en Meta.
Configurar la conexión
1
Abre WhatsApp → Cloud API y revisa la línea o configuración que estás editando.
2
Completa Phone Number ID y WABA ID con los datos correspondientes al mismo número y cuenta.
3
Define el Verify token y pega el Access token en su campo protegido.
4
Copia el Callback URL que muestra ConversLeads y úsalo en la configuración del webhook de Meta con el mismo Verify token.
5
Completa en Meta la verificación y suscripción de los eventos de mensajes siguiendo la configuración de tu aplicación.
6
Guarda la configuración en ConversLeads y revisa los indicadores del canal, el token guardado y el último webhook.
7
Envía un mensaje desde un contacto de prueba autorizado hacia ese número y comprueba su llegada a Chat.
8
Revisa la opción de canal de salida si conviven QR y API antes de probar una respuesta.
Plantillas y permisos del canal
En el canal API, los envíos dependen de las reglas y permisos de WhatsApp Business y de las plantillas disponibles. Si la conversación exige una plantilla, utiliza una aprobada y revisa sus variables.
Para campañas de mensajes API, verifica destinatarios, plantilla y estado del envío en su módulo. Ese envío masivo es una función distinta de las campañas que distribuyen tráfico entre landings y grupos.
El Relay de webhooks es una opción de integración adicional. Configúralo sólo si tu conexión lo necesita y tienes los datos de la integración.
La autorización de Meta Ads y el token CAPI del píxel cumplen funciones diferentes.
Conectar una cuenta publicitaria
1
En Ajustes → Workspace, localiza Meta Ads y abre Conectar Meta Ads.
2
Revisa si la autorización está disponible. Si la pantalla indica que la aplicación aún necesita autorización, esa conexión requiere habilitación del administrador del sistema.
3
Cuando esté disponible, continúa con tu sesión de Meta y autoriza el acceso solicitado para consultar tus cuentas.
4
Vuelve a ConversLeads, selecciona la cuenta publicitaria correcta y guarda su asignación al workspace.
5
En el embudo, utiliza el panel de campañas Meta para vincular las campañas que correspondan al proceso comercial.
6
Comprueba la cuenta y campañas seleccionadas antes de interpretar resultados.
Preparar Pixel y CAPI
1
Abre Landings → Conexiones y la configuración de tracking Meta.
2
Revisa el Pixel ID o dataset de tu negocio y el origen de datos que vas a utilizar.
3
Completa el token CAPI en el campo protegido si utilizarás eventos del servidor.
4
Revisa el modo de envío que ofrece la pantalla: navegador, servidor o combinado, y los eventos configurados.
5
Guarda y utiliza el modo de prueba cuando esté disponible. Comprueba en el administrador de eventos de Meta que llega el evento esperado.
6
Antes de usar datos reales para medir, revisa el formulario y la trazabilidad desde la landing hasta el contacto.
Eventos por etapa y compras
Si habilitas eventos de Meta para un embudo, configura de forma opcional qué evento representa cada etapa. Usa un evento que describa una acción real y evita asignar conversiones a movimientos administrativos sin criterio.
El evento necesita tracking habilitado, configuración válida y datos que permitan relacionar al contacto. Vincular una campaña al embudo no envía por sí solo un evento a Meta.
Purchase sigue el registro comercial de la venta y sus abonos. El movimiento de una tarjeta a Venta y la señal de compra no son la misma operación.
Cómo leer los resultados
Distingue cuatro estados: evento creado en ConversLeads, envío procesado, evento recibido por Meta y conversión atribuida a un anuncio. Un estado no demuestra automáticamente el siguiente.
La campaña, el periodo, la ventana de atribución y los identificadores disponibles pueden producir diferencias entre el CRM y Meta.
Enviar eventos desde el CRM no cambia por sí solo el objetivo ni la optimización de tu campaña publicitaria. Esas opciones se seleccionan y dependen de la disponibilidad en Meta.
Campañas conecta las páginas y los grupos del recorrido que quieres medir.
Preparar una campaña
1
Antes de crearla, conecta WordPress y comprueba sus páginas sincronizadas. Si habrá grupos, conecta la línea QR y revisa sus permisos.
2
Abre Campañas e inicia la creación. Escribe un nombre interno, una descripción y el estado inicial.
3
Selecciona las landings. Puedes usar hasta cinco páginas del mismo WordPress y repartir el tráfico por porcentajes.
4
Comprueba que los porcentajes suman 100 %. Empieza con una sola landing al 100 % si aún no necesitas comparar versiones.
5
En cada landing, elige usar el formulario existente, adaptar campos o crear uno con ConversLeads. Revisa los selectores si corresponde.
6
Selecciona los grupos, su prioridad y el umbral de participantes para pasar al siguiente. Puedes organizar hasta veinte grupos.
7
Revisa los eventos Pixel/CAPI de la campaña y su configuración antes de activarlos.
8
Guarda, abre Ver flujo y revisa el enlace público de distribución. Utiliza ese enlace en el tráfico que deseas atribuir a la campaña.
Distribución de grupos
El orden y el umbral permiten dirigir las nuevas invitaciones al grupo que corresponde y avanzar al siguiente cuando se alcance la condición configurada.
Comprueba las opciones de acceso al grupo, su enlace y la observación de participantes. Si cambias un grupo, revisa cómo afecta a las nuevas invitaciones y a las rutas ya registradas.
Utiliza el reporte y la trazabilidad de leads para revisar el recorrido de un contacto en vez de deducirlo únicamente de un total.
Interpretar las métricas sin confundirlas
Métrica o evento
Qué representa
Visitas
Aperturas registradas; una persona puede producir varias.
Visitantes
Visitantes reconocidos por la medición disponible.
Registro / Lead
Captura del formulario registrada para ese recorrido.
Apertura de invitación
La persona abrió el enlace interno hacia un grupo.
Ingreso real
Ingreso observado en WhatsApp y relacionado con el contacto cuando es conciliable.
Sin conciliar
Existe una identidad o actividad cuya relación con un contacto no se ha resuelto.
Venta / abonos
Operación comercial registrada y dinero recibido, con su origen disponible.
Comparar y mantener la campaña
1
Selecciona un periodo y revisa qué landing y grupo estás comparando.
2
Calcula la tasa con el denominador correcto: por ejemplo, 30 registros de 120 visitantes equivalen al 25 % de visitantes registrados.
3
Al revisar ingresos, separa rutas asignadas, aperturas, ingresos confirmados e identidades sin conciliar.
4
Relaciona las ventas con su campaña y grupo de origen cuando esa información esté disponible.
5
Si cambias porcentajes, grupos, umbrales o formularios, realiza una nueva prueba de todo el recorrido.
6
Cuando termine la campaña, utiliza su estado de pausa o finalización y revisa las automatizaciones relacionadas.
Una ficha puede tener varias procedencias. Los contadores por fuente no se suman como personas distintas.
Buscar, filtrar y abrir una ficha
1
Abre Directorio y busca por nombre, teléfono o correo.
2
Usa procedencia, etiqueta, estado e identidad para reducir la consulta.
3
Revisa las insignias de cada contacto. Una persona puede estar relacionada con una landing, un grupo y una conversación privada.
4
Abre su ficha para revisar datos, conexiones, grupos y registros de landing disponibles.
5
Usa Nuevo contacto para un alta manual y revisa el resultado si el teléfono ya existía.
Qué significan las procedencias
Fuente
Cómo interpretarla
Sincronización WhatsApp
Contacto o conversación incorporado desde el inventario del canal.
Landing / formulario
Hay evidencia de captura de un formulario; una visita aislada no basta.
Participante de grupo
Hay origen grupal o ingreso observado relacionado con la ficha.
WhatsApp directo
Hay origen o conversación privada registrada.
Alta manual / importación
La ficha se incorporó por esa operación.
Sin determinar
No hay evidencia suficiente en las categorías anteriores.
Identidades sin conciliar y exportaciones
Los usuarios autorizados pueden consultar identidades de grupo sin conciliar. Una identidad técnica pendiente no es necesariamente una persona nueva ni un censo completo de participantes.
El Directorio muestra evidencia guardada. Abrirlo no implica una sincronización en vivo de todos los grupos ni resuelve identidades por parecido de nombre.
Exportar página descarga las filas visibles de esa página. Si tienes disponible Exportar todos, revisa los filtros y el alcance indicado antes de descargar.
Al utilizar un CSV, conserva los teléfonos como texto y revisa el total de filas. Protege los archivos con información de contactos.
En Agenda o desde la ficha del lead, crea el evento o seguimiento disponible.
2
Escribe un título claro, fecha, hora y responsable. Relaciónalo con el contacto cuando corresponda.
3
Revisa la zona horaria y los avisos configurados en Perfil.
4
Guarda y comprueba que aparece en la fecha correcta.
5
Al completar la atención, actualiza el seguimiento del lead y la etapa si corresponde.
Una rutina de trabajo
Momento
Qué revisar
Inicio del día
Conexiones de WhatsApp, mensajes sin responder y agenda.
Durante la atención
Ficha, responsable, etapa, cotización y próximo paso.
Después de recibir dinero
Venta correcta, abono, moneda, referencia y saldo.
Antes de una publicación
Número, grupos, contenido y hora programada.
Cierre del día
Pendientes, fallos de automatización y ventas sin completar.
Dashboard y Analítica
Utiliza Dashboard y Analítica para revisar los indicadores disponibles y aplica un periodo coherente con tu pregunta.
Distingue contactos únicos, participaciones en embudos, mensajes, ventas y abonos. Son unidades diferentes y pueden tener fechas distintas.
Cuando compares vendedores, campañas o grupos, conserva los mismos filtros, monedas y periodos. Verifica el detalle de las operaciones antes de sacar conclusiones.
Comprueba el workspace, tu rol y las funciones habilitadas en el plan. Un vendedor puede ver sólo Perfil y sus contactos, mientras que un administrador ve conexiones, equipo y configuración comercial.
Si la pantalla indica que una autorización o integración está pendiente, completa ese requisito con el administrador antes de probar la función dependiente.
¿Guardar es lo mismo que publicar?
En los flujos de automatización, guardar conserva el borrador y publicar aplica una versión. En una campaña, guardar su configuración no activa anuncios de Meta. En una cotización, guardar el documento no registra un cobro.
¿Por qué el grupo y el CRM muestran cifras diferentes?
Revisa si comparas participantes actuales, ingresos observados, rutas asignadas, clics o contactos conciliados. También verifica las fechas, salidas, reingresos y la línea que observa el grupo.
Una diferencia debe investigarse con el reporte de trazabilidad; no demuestra por sí sola pérdida de contactos.
¿Por qué no se envió una automatización?
1
Comprueba si está publicada y activa, y si el mensaje cumple el iniciador.
2
Revisa el alcance: general, embudo o fase, y la frecuencia o condición de repetición.
3
Comprueba el número y su conexión.
4
Consulta la ejecución: puede esperar una respuesta, una fecha, un ingreso a grupo o la recuperación de la línea.
5
Revisa mensajes ya enviados y errores antes de volver a activarla. En API, comprueba las condiciones del canal y la plantilla cuando corresponda.
Lista de comprobación inicial
1
Nombre y perfil actualizados; workspace y zona horaria correctos.
2
WhatsApp conectado y mensaje de prueba recibido y respondido.
3
Embudo y etapas definidos; vendedores invitados y reparto revisado.
4
Productos, monedas y condiciones comerciales preparados.
5
Automatización probada, publicada y con ejecuciones revisadas.
6
WordPress y formulario comprobados, si usarás landings.
7
Campaña probada desde su enlace hasta el grupo y la ficha.
8
Venta y abono de demostración comprendidos antes de registrar operaciones reales.
